3.
Denominación y movimientos de las
principales cuentas de Activo y Pasivo
Con el objetivo de interpretar más fácilmente la clasificación del
Activo y Pasivo, es necesario conocer los términos especiales que se emplean en
Contabilidad para denominar los valores que constituyen las propiedades y las
obligaciones del comerciante.
Terminología contable con que se denominan las principales propiedades
y obligaciones:
1. Caja. Representa dinero en efectivo: se considera como efectivo
los billetes de banco, monedas, cheques recibidos, giros bancarios, postales,
telegráficos, etc.
La cuenta de caja aumenta cuando se recibe el dinero en efectivo; disminuye cuando
se paga en efectivo.
Caja es cuenta de Activo; representa el dinero en
efectivo que es propiedad del comerciante.
2. Bancos. Representa el valor de los depósitos a favor del
negocio, hechos en las distintas instituciones bancarias.
La cuenta de bancos aumenta cuando se deposita dinero o valores al cobro; disminuye cuando
se expiden cheques contra el banco.
Bancos es cuenta de Activo; representa el dinero que es propiedad
del comerciante, depositado en las diferentes instituciones bancarias.
3. Mercancías. Es todo aquello que se hace objeto de compra o
venta.
La cuenta de Mercancías aumenta cuando se compran o nos devuelven mercancías; disminuye cuando
se venden o se devuelve mercancías.
Mercancías es cuenta de Activo, únicamente al principiar y
terminar el ejercicio; representa el valor de las mercancías que son propiedad
del comerciante.
Más adelante se explicara que, durante el ejercicio, es cuenta mixta.
4. Clientes. Son personas que deben al negocio por haberles
vendido mercancías a crédito, y a quienes no se exige especial garantía
documental.
La cuenta de Clientes aumenta cada vez que venden mercancías a crédito; disminuye cuando
el cliente paga total o parcialmente la cuenta, devuelve la mercancía o se le
concede alguna rebaja.
Clientes es cuanta de Activo; representa el importe de las
ventas hechas a crédito, que el comerciante tiene el derecho de cobrar.
5. Documentos por cobrar. Los documentos por cobrar son títulos de
crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
La cuenta de Documentos por cobrar aumenta cuando se reciben letras de cambio
o pagares a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos
documentos o cuando se cancelan.
Documentas por cobrar es una cuenta de Activo; representa el
importe de las letras y pagarés que el comerciante tiene el derecho
de cobrar.
6. Deudores diversos. Son personas que deben al negocio por un
concepto distinto de la venta de mercancías.
La cuenta de Deudores diversos aumenta cada vez
que nos quedan a deber por un concepto distinto de la venta de mercancías; por
ejemplo, al prestar dinero en efectivo; al vender a crédito cualquier valor que
no sea mercancía, etc.; disminuye cuando dichas personas hacen pagos a cuenta o
en liquidación, o devuelven los valores que estaban a su cargo.
Deudores diversos es una cuenta de Activo; representa el
importe de los adeudos que no sean por ventas de mercancías a crédito que el
comerciante tiene el derecho de cobrar.
Las cuentas anteriores son las que, por lo regular, tienen movimiento
constante en todo negocio comercial.
7. Terrenos. Son los espacios de tierra que pertenecen al
comerciante.
Terrenos es una cuenta de Activo; representa el precio de
costo de los terrenos que son propiedad del comerciante.
8. Edificios. Representa las casas que son propiedad del
comerciante.
Edificios es cuenta de Activo; representa el precio de
costo de los edificios que son propiedad del comerciante.
9. Mobiliario o equipo de oficina. Se considera como mobiliario o
equipo de oficina los escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores,
basculas, vitrinas, máquinas de oficina, etc.
Mobiliario o equipo de oficina es cuenta de Activo; representa el
precio de costo del mobiliario o equipo de oficina propiedad del
comerciante.
10. Equipos de entrega o de reparto. Son todos los vehículos de
transporte que usan en el reparto de las mercancías, tales como camiones,
camionetas, motocicletas, bicicletas, etc.
Equipo de entrega o de reparto es cuenta de Activo; representa el
precio de costo de equipo de entrega o de reparto que es propiedad del
comerciante.
11. Maquinaria. Representa el conjunto de máquinas de las que se
sirven las industrias para realizar su producción.
Maquinaria es cuenta de Activo; representa el costo de las
maquinarias que es propiedad del industrial.
Las cuentas de Terrenos, Edificios, Equipo de oficina, Equipo de
entrega y Maquinaria tienen un movimiento muy semejante: aumentan cada vez
que se compre unos de esos bienes; y disminuyen cundo se venden o se dan de baja por
inservibles.
12. Deposito en garantía. Contrato mediante los cuales se amparan
las cantidades que se dejan en guarda para garantizar valores o servicios que
el negocio va a disfrutar; por ejemplo, el depósito que exige la Compañía de
Luz para proporcionar energía eléctrica; el depósito que se deja como garantía
para el arrendamiento de un edificio, etc.
La cuenta de Depósito en garantía aumenta cada vez que se deja en guarda dinero o valores;
disminuye conforme
nos devuelvan el importe de dichos depósitos por haber terminado el plazo del
contrato o por cancelación de los mismos.
Deposito en garantía es cuenta de Activo; representa el importe de las
cantidades dejadas en guarda que el comerciante tiene el derecho de exigir le
sean devueltas por el depositario, al terminarse el plazo del contrato o al
cancelarse el mismo.
13. Gastos de instalación. Son todos los gastos que se hacen para
acondicionar el local a las necesidades del negocio, así como para darle al mismo
cierta comodidad y presentación.
La cuenta de Gastos de instalación aumenta por cada uno de los gastos que se
hagan para acondicionar el local, disminuye por la parte proporcional que de dichos gastos
se valla amortizando.
Gastos de instalación es cuenta de Activo; representa el
costo de las instalaciones que son propiedad del comerciante. Naturalmente, la
baja del valor que vallan sufriendo las instalaciones por el uso o por
el transcurso del tiempo, es la que debe considerarse como un gasto.
14. Papelería y útiles. Son los materiales y útiles que se emplean
en las labores de la empresa, siendo los principales el papel tamaño carta u
oficio, papel carbón, sobres, bloques de
remisiones, talonarios de facturas o recibos, libros, registros, tarjetas, lápices,
borradores, cintas, etc.
Esta cuenta aumenta cada vez que se compren artículos de papelería y
útiles de escritorio; disminuye por el valor de los materiales que se vallan
utilizando.
Papelería y útiles es cuenta de Activo; representa el precio de
costo de la papelería y útiles que es propiedad del comerciante.
Naturalmente, la parte que se vaya utilizando o consumiendo es la que
debe considerarse como un gasto.
15. Propaganda o publicidad. Son los medios por los cuales se da a
conocer al público determinada actividad, servicio o producto que el negocio
proporciona, produce o vende. Los medios más conocidos son los folletos,
prospectos, volantes, anuncios en diarios, revistas, estaciones radiodifusoras
y otros vehículos de divulgación.
La cuenta de propaganda o publicidad aumenta cada vez que se pague por la
impresión de folletos, prospecto, volantes, o cuando se pague por determinada
publicidad en diarios, o revistas, radiodifusoras, etc.; disminuye por la parte de la publicidad o
propaganda que se vaya utilizando o devengado.
Propaganda o publicidad es cuenta de Activo; representa el
precio de costo de la propaganda o publicidad que es propiedad del comerciante.
Naturalmente, la parte que se vaya distribuyendo o devengando es
la que debe considerarse como un gasto.
16. Primas
de seguros. Son los pagos que hace el comerciante a las compañías
aseguradoras, por los cuales adquiere el derecho de asegurar los bienes de su
negocio contra incendio, riesgos y accidentes, robos, etc.
Esta cuenta aumenta cada vez que pague a las compañías aseguradoras
primas sobre contrato de seguro; disminuye por la parte proporcional, que de las primas
pagadas se vaya devengando.
Primas de seguros es cuenta de Activo; representa el importe de las
primas de seguros que el comerciante a pagado, por las cuales tiene el derecho
de exigir a las compañías aseguradoras, en caso de algún siniestro, el pago
correspondiente a los daños ocasionados. Naturalmente, la parte que de dichas primas se
valla devengando por el transcurso del tiempo, es la que debe
considerarse como un gasto.
17. Rentas pagadas por anticipado.
Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o
anules, correspondientes al local que ocupa el negocio, que aun no estando
vencidas se hayan pagado anticipadamente. Estos pagos anticipados se hacen por
estipularlo así el contrato de arrendamiento o por convenir a los interese del
comerciante.
La cuenta de Rentas pagadas por anticipado aumenta cada vez que el comerciante pague
por anticipado el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o
anuales; disminuye por la parte proporcional que de dichas
rentas se valla devengando en el transcurso del tiempo.
Rentas pagadas por anticipado es cuenta de Activo; representa el
importe de varias rentas que el comerciante ha pagado, por las cuales tiene el derecho
de ocupar el local durante el tiempo que ha pagado por anticipado.
Naturalmente, la parte que de dichas rentas se vaya devengando es la que debe
considerarse como un gasto.
18. Intereses pagados por anticipado. Son los intereses que se
pagan antes de la fecha de vencimiento del crédito. Este caso se presenta en
los préstamos en los que los intereses se descuentan a la cantidad
originalmente recibida; por ejemplo, se recibe en calidad de préstamo la
cantidad de $20.000,00, de la cual se descuentan $4.000,00 por intereses
correspondientes a dos años que es el plazo del crédito; como puede observarse,
dichos intereses equivalen a un pago anticipado.
La cuenta de Intereses pagados por anticipado aumenta cada vez que se paguen intereses
por anticipado; disminuye
por la parte proporcional que de dichos intereses se vaya devengando.
Intereses pagados por anticipado es cuenta de Activo; representa el
importe de los intereses que el comerciante ha pagado por anticipado, por los
cuales tiene el derecho de pagar el préstamo hasta el fin del plazo que
comprenden los intereses. Naturalmente, la parte que de dichos intereses se vaya
devengando es la que debe considerar como un gasto.
Hasta este momento, se ha especificado el movimiento de las
principales cuentas de Activo de un negocio comercial; a continuación se especifica las principales cuentas de Pasivo:
19. Proveedores. Son las personas
o casas comerciales a quienes debemos por haberles comprado mercancías a
crédito, sin darles ninguna garantía documental.
La cuenta de Proveedores aumenta cada vez que se compren mercancías a crédito; disminuye cuando
se paga total o parcialmente la cuenta, se devuelven mercancías al proveedor o
nos conceden alguna rebaja.
Proveedores es cuenta de Pasivo; representa el importe de las compras
de mercancías hechas a créditos, que el comerciante tiene la obligación
de pagar.
20. Documentos pos pagar. Son los títulos de crédito a cargo del
negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
La cuenta de Documentos por pagar aumenta cuando se expiden letras de cambio o pagares a
cargo del negocio; disminuye
cada vez que se pague uno de estos documentos o se cancelen.
Documentos por pagar es cuenta de Pasivo; representa el importa de las
letras y pagarés que el comerciante tiene la obligación de pagar por
estar a su cargo.
21. Acreedores diversos. Son las personas a quienes debamos por un
concepto distinto de la compra de mercancía.
La cuenta de Acreedores diversos aumenta cada vez que quedemos a deber por un concepto
distinto de la compra de mercancías; por ejemplo, al recibir un préstamo en
efectivo; al comprar mobiliario a crédito, etc. Disminuye cuando se paga total o
parcialmente la cuenta o se devuelven al acreedor los valores que estaban a
nuestro cargo.
Acreedores diversos es cuenta de Pasivo; representa el importe de los
adeudados que no sean por la compra de mercancías, que el comerciante tiene la obligación
de liquidar.
22. Acreedores hipotecarios o hipoteca por pagar. Son los contratos
que tienen como garantía bienes inmuebles. Se entiende por inmueble, los
terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles
rápidamente.
La cuenta de Acreedores hipotecarios o hipoteca por pagar aumenta cada vez
que se reciban prestamos cuya garantía este constituida con algún bien
inmueble; disminuye
por los pagos que se hagan a cuenta o liquidación de dichos préstamos
hipotecarios.
Acreedores hipotecarios o hipoteca por pagar es cuenta de Pasivo;
representa el importe de los préstamos hipotecarios que el comerciante tiene la
obligación
de liquidar.
23. Intereses cobrados por anticipado.
Son los intereses que aun no estando vencidos, se hayan cobrado
anticipadamente.
La cuenta de intereses cobrados por anticipado aumenta cada vez que se cobren intereses
por anticipado; disminuye
por la parte proporcional que de dichos intereses se vaya devengando.
Intereses cobrados por anticipado es cuenta de Pasivo; representa el
importe de los intereses que el comerciante ha cobrado por anticipado, por los
cuales tiene la obligación de dejar en poder del deudor la cantidad que le ha
prestado durante el tiempo que comprenden los intereses. Naturalmente, la
parte que dichos intereses se vaya devengando es la que se debe
considerar como una utilidad.
24. Rentas cobradas por anticipado. Son el importe de una o varias
rentas mensuales, semestrales o anuales, que aun no estando vencidas, se hayan
cobrado anticipadamente.
La cuenta de Rentas cobradas por anticipado aumenta cada vez que se cobren rentas por
anticipado; disminuye
por la parte proporcional que de dichas rentas se valla devengando.
Rentas cobradas por anticipado es cuenta de Pasivo; representa el
importe de las rentas que el comerciante ha cobrado por anticipado, por las
cuales tiene la obligación, con el arrendatario, de continuar proporcionando el
inmueble. Naturalmente, la parte que de dichas rentas
se vaya devengando es la que debe considerarse como una utilidad.
EJERCICIOS
FORMA EN QUE SE DEBEN RESOLVER LOS EJERCICIOS DE
ESTE CONTENIDO:
Operación:
1. Compramos
mercancías por $ 5.000,00 en efectivo.
Solución:
+ Mercancías………………………………………………………… $5.000,00
-
Caja……………………………………………………………………. $5.000,00
2. Vendimos
mercancías por $ 3.000,00; a cuenta nos dieron $ 1.000,00 en efectivo y, por el
resto, nos firmaron una letra.
Solución:
- Mercancías…………………………………………………………. $3.000,00
+ Caja……………………………………………………………………. $1.000,00
+ Documentos
por cobrar…………………………………….
$2.000,00
3. Depositamos
en el Banco $1000,00 en efectivo.
Solución:
+ Bancos…….…………………………………………………………. $1.000,00
- Caja……………………………………………………………………. $1.000,00
4. Vendimos
mercancía por $ 3.000,00 que nos pagaron en efectivo
Solución:
+ Caja…….…………………………………………………………….. $1.000,00
- Mercancías.………………………………………………………… $1.000,00
