5. Balance
general
El Balance
general presenta la situación financiera de un negocio, porque muestra clara y
detalladamente el valor de cada una de las propiedades y obligaciones, así como
el importe del capital.
La
situación financiera de un negocio se aprecia por medio de la relación que haya
entre los bienes y derechos que forman su Activo y las obligaciones y deudas
que forman su Pasivo; para mayor claridad, supongamos el caso de dos negocios
que tienen el siguiente Activo y Pasivo:
LA CASCADA
BALANCE GENERAL
Activo........................................$ 10.000,00
Pasivo........................................$ 2.000,00
Capital.......................................$ 8.000,00
.............................................................................................................................
LA CASCADA
BALANCE GENERAL
Activo........................................$ 10.000,00
Pasivo........................................$ 9.000,00
Capital.......................................$ 1.000,00
En el primero, la situación
financiera es mucho más favorable que en el segundo, ya que el Activo garantiza
ampliamente el importe del Pasivo, o sea que con el Activo se puede liquidar
fácilmente el Pasivo; mientras que en el segundo, se tendría que realizar el
Activo, a veces al menos del costo, para poder liquidar el Pasivo, y quizá no
totalmente.
El
Balance general únicamente presenta la situación financiera de un negocio en una fecha determinada, o sea la del día en que se practica, porque si se
hiciera un nuevo Balance al día
siguiente, no presentaría exactamente la misma situación, debido a que
los saldos de las cuentas no serían los mismos, aun cuando no se practicara
ninguna operación, pues hay operaciones que se realizan solas, es decir, sin la
intervención de ninguna persona; por ejemplo; las que sufren las instalaciones;
la volatización de líquidos almacenados, etc.
La
situación financiera del negocio no solo le interesa conocerla al propietario,
pues existen varias personas y principalmente el Estado, que también necesita
conocerla por las siguientes razones:
El propietario. Al propietario le interesa conocerla
situación financiera del negocio, para saber si los valore que ha invertido han
sido bien administrados y si han producido utilidades satisfactorias.
El Estado. Al Estado le interesa
conocer la situación financiera del negocio, para poder determinar el importe
que deben alcanzar los impuestos respectivos.
Los acreedores. A los acreedores banqueros,
proveedores, etc. les interesa conocer la situación financiera del negocio, ya
que necesitan datos precisos para poder conocer créditos.
Para
que la situación financiera sea lo más exacta posible en el Balance, se deben
incluir absolutamente todo el Activo y todo el Pasivo, correctamente
valorizados, o sea con su verdadero valor, pues cualquier alteración, ya sea de
más o menos, se reflejaría directamente en el capital.
Para
que el Balance se pueda interpretar con mayor facilidad, tanto el Activo como
el Pasivo de que se forme deben aparecer correctamente clasificados.
El Balance general se puede presentar en dos formas:
En forma de reporte
En forma de cuenta
Balance
general en forma de reporte.
Esta forma consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo, en una
sola página, de tal manera que a la suma del Activo se le puede restar verticalmente
la suma del Pasivo, para determinar el capital contable. Ejemplo:
De acuerdo con
lo anterior, vemos que el Balance general en forma de reporte se basa en la
fórmula:
ACTIVO – PASIVO = CAPITAL
Que
por medio de literales queda:
A – P = C
La
formula anterior se conoce con el nombre de formula del Capital.
Para
ilustrar las explicaciones anteriores, se presenta en la formula un Balance en
forma de reporte.
El
Balance general se debe pasar al libro de Inventarios y Balances.
El libro
de Inventario y Balances tiene un rayado especial, distribuido en la siguiente
forma: un espacio amplio llamado concepto, para anotar el nombre de las
cuentas, y cuatro columnas iguales con subdivisión para pesos y centavos, para
anotar las cantidades.
Para
que el Balance tenga buena presentación, se deben tener en cuenta las
siguientes indicaciones:
1. El nombre del negocio se debe anotar al centro
de la hoja, en la primera línea.
2. La fecha de presentación se debe anotar, dejando
una sangría más o menos de tres centímetros, en la segunda línea.
3. La tercera línea se debe transformar en doble,
con el fin de separar el encabezado del cuerpo del Balance.
4. Los nombres Activo, Pasivo y Capital contable se
deben anotar al control del concepto.
5. El nombre de cada uno de los grupos de Activo y
del Pasivo se debe anotar al margen de la hoja.
6. El nombre de cada una de las cuentas se debe
anotar dejando una pequeña sangría, con el objeto de que no se confundan los
nombres de las cuentas con el de los grupos.
7. Únicamente el signo de la moneda establecida en
su país de origen debe proceder a la primera cantidad de cada columna, a los
totales y a las cantidades que se escriben a después de un corte.*
8. Los cortes deben abarcar todas las columnas.
9. Únicamente el resultado final se corta con dos
líneas horizontales.
10. No se debe dejar renglones en blanco, pues la
ley lo prohíbe.
Anotación de las cantidades. La anotación de las cantidades es muy importante; se debe hacer de tal manera que al total Activo se le pueda restar verticalmente el total del Pasivo para determinar el Capital. A continuación se indica la forma mas conocida.
Primera columna. En este caso no se utiliza; mas adelante veremos cuando se emplea.
Segunda columna. En esta columna se debe anotar la cantidad de cada cuenta.
Tercera columna. En esta columna se debe anotar el total de cada grupo.
Cuarta columna. En esta columna se debe anotar el total del Activo, del Pasivo y del Capital
Naturalmente, hay cambios en la colocación de las cantidades; por ejemplo, cuando en un grupo únicamente hay una cuenta, en lugar de anotarse su cantidad en la segunda columna, se debe anotar directamente hasta la tercera, ya que de hecho forma el total del grupo
Debe observarse que las sumas pasan a la siguiente columna, a la misma altura del ultimo sumando.
Debe observarse que las sumas pasan a la siguiente columna, a la misma altura del ultimo sumando.
Balance general en forma de cuenta: En esta forma se emplean dos paginas; en la de la izquierda, se anota clasificadamente el Activo, y en la derecha, el Pasivo y el Capital contable. Ejemplo:
Como puede observarse, el total Activo es igual al total Pasivo mas Capital, razón por la cual el Balance general en forma de cuenta se basa en la formula:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Que por medio de literales queda:
A = P + C
La formula anterior se conoce con el nombre de formula del Balance general.
Para ilustrar las explicaciones anteriores, presentamos en la formula numero 2 un modelo de Balance general en forma de cuenta.
Anotación de las cantidades. En este caso, únicamente se utilizan la tercera y cuarta columna para las cantidades.
Tercera columna. En esta columna se anota la cantidad de cada cuenta.
Cuarta columna. En esta columna se anota el total de cada grupo, así como el total del Activo, del Pasivo y del Capital.
El total del Pasivo mas el Capital se debe anotar a la misma altura del total Activo.
Los renglones que queden en blanco del Capital contable al total del Pasivo mas el Capital, se deben inutilizar por medio de una linea quebrada que se conoce con el nombre de zeta.
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ResponderBorrarque se utiliza para cancelar los reglones vacíos.
ResponderBorrarduda
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