4. CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO Y PASIVO

5.     Clasificación del Activo y Pasivo

Considerando que el Activo está formado por bienes y derechos de distinta naturaleza, se ha optado por clasificarlos en grupos formados con valores homogéneos.

Clasificación del Activo. La clasificación de los valores que forman el Activo se debe hacer entendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad.

Grado de disponibilidad. Se debe entender por grado de disponibilidad, la mayor o menor facilidad que se tiene para convertir en efectivo el valor de determinado bien.

Mayor grado de disponibilidad. Un bien tiene mayor grado de disponibilidad, en tanto sea más fácil su conversión en dinero en efectivo.

Menor grado de disponibilidad. Un bien tiene menor grado de disponibilidad, en tanto sea menos fácil su conversión en dinero en efectivo.

Atendiendo a su mayor  y menor grado de disponibilidad, los valores que forman el Activo se clasifican en tres grupos:

Activo circulante 

Activo fijo

Activo diferido o Cargos diferidos 

Activo circulante. Este grupo está formado por todos los bienes y derechos del negocio que están en rotación o movimiento constante y que tienen como principal característica la fácil conversión en dinero en efectivo.       

El orden en que deben aparecer las principales cuentas en el Activo circulante, atendiendo a su mayor y menor grado de disponibilidad, es el siguiente:

Caja

Bancos

Mercancías

Clientes

Documentos por cobrar

Deudores diversos  

Caja Y bancos. Deben aparecer en primero y segundo lugar en el Activo circulante, por ser valores disponibles, o sea que son valores que no necesitan ninguna conversión para ser dinero en efectivo, puesto que ya lo son.

Caja Y bancos también se pueden clasificar en grupo especial que se conoce con el nombre de Activo disponible, pues son valores de los que se puede disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna conversión.

Las mercancías deben aparecer después de Caja y Banco, por ser el Activo de más fácil conversión en el dinero en efectivo, debido a que constantemente se están realizando.

Las cuentas de los Clientes deben aparecer en el Activo circulante, por su fácil conversión en dinero en efectivo; estas cuentas son de fácil recuperación, debido a que negocio les da un corto plazo para pagar.

Los Documentos por cobrar deben figurar en el Activo circulante, por su fácil conversión en dinero en efectivo; su valor se recupera rápidamente, debido a que su vencimiento, por lo regular es corto.

Cuando el negocio acostumbra descontar sus documentos, o sea cobrarlos antes de su vencimiento, mediante un descuento, su conversión es más rápida que la de Clientes, por lo que, atendiendo a su mayor grado de disponibilidad deben aparecer primero.

Las cuentas de los Deudores diversos también deben figurar en el Activo circulante por su fácil conversión en dinero en efectivo.

Activo fijo. Este grupo está formado por todos aquellos bienes y derechos propiedad del negocio que tiene cierta permanencia o fijeza y se han adquirido con el propósito de usarlos y no de venderlos; naturalmente que cuando se encuentren en malas condiciones o no presten un servicio efectivo, sí pueden venderse o cambiarse.

Los principales bienes y derechos que forman el Activo fijo son:

Terrenos

Edificios

Mobiliarios o Equipos de oficina

Equipo de entrega o de reparto

Maquinaria

Deposito en garantía

Acciones y valores

La Cuentas por cobrar, Clientes, Documentos por cobrar y Deudores diversos debe considerarse como un Activo fijo cuando su vencimiento sea en un plazo mayor de un año o más, a partir de la fecha del balance.

También deben figurar en el Activo fijo las acciones, bonos y otros títulos de crédito que el negocio ha adquirido de otras compañías, pues son inversiones de carácter permanente, o sea que no se han adquirido con el objeto de venderlas y tener una rápida conversión en dinero en efectivo.

Activo diferido o Cargo diferido. Este grupo está formado por todos aquellos gastos pagados por anticipado, por lo que se espera recibir un servicio aprovechable, ya sea en el ejercicio en curso o en ejercicios posteriores.

Los principales gastos pagados por anticipado que forman el Activo diferido o Cargos diferidos, son:

Gastos de instalación

Papelería y Útiles

Propaganda y Publicidad

Primas de seguro

Rentas pagadas por anticipado

Intereses pagados por anticipado

Los gastos pagados por anticipado se consideran como un Activo, porque nos dan el derecho de disfrutar de un servicio equivalente a la cantidad pagada anticipadamente.

Los gastos por anticipado tienen por características que su valor va disminuyendo conforme se van consumiendo o conforme transcurre el tiempo. Pongamos, como ejemplos, el caso de una compra de Papelería y Útiles por $10.000,00 que se hizo el mes de Enero; es natural que para el mes de Diciembre no se tenga la misma cantidad, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme sea utilizado o consumido dicha Papelería; el caso de que se paguen al principio del ejercicio dos años de renta por anticipado, con valor de $12.000,00 cada uno, es lógico que al terminar el ejercicio no se tenga la misma cantidad pagada por anticipado, ya que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo.

Con los ejemplos anteriores se pueden apreciar que de los gastos pagados por anticipado únicamente se debe considerar como un gasto la parte consumida o utilizada, como el caso de la Papelería y Útiles; o la parte devengada, como el caso de la Renta pagada por anticipado.

Con el objeto de comprender más fácilmente la clasificación del Activo, presentamos en la gráfica siguiente. 

CLASIFICACIÓN DEL ACTIVO

Teniendo en cuenta que también el Pasivo está formado por deudas y obligaciones de distintas naturaleza, se ha juzgado conveniente clasificar estas en grupo formados con valores homogéneos.

Clasificación del Pasivo. La clasificación de las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se debe hacer atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad.

Grado de exigibilidad. Se debe entender por grado de exigibilidad el menor o mayor plazo de que se dispone para liquidar una deuda o una obligación.

Mayor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene mayor grado de exigibilidad, en tanto se menor el plazo de que se dispone para liquidarla.

Menor grado de exigibilidad. Una deuda o una obligación tiene menor grado de exigibilidad, en tanto sea mayor el plazo de que se dispone para liquidarla.

Atendiendo a su mayor y menor grado de exigibilidad, las deudas y obligaciones que forman el Pasivo se clasifican en tres grupos, de acuerdo con las siguientes denominaciones:

Pasivo circulante o flotante

Pasivo fijo o consolidado

Pasivo diferido o Créditos diferidos

Pasivo circulante o flotante. Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones cuyo vencimiento sea en un plazo menor de un año; dichas deudas y obligaciones tienen como característica principal que se encuentran en constante movimiento o rotación.

Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo circulante o flotante, son:

Proveedores

Documentos por pagar

Acreedores diversos

Pasivo fijo o consolidado. Este grupo está formado por todas las deudas y obligaciones con vencimiento mayor de un año, contando a partir de la fecha del Balance.

Las principales deudas y obligaciones que forman el Pasivo fijo o consolidado, son:

Hipoteca por pagar o acreedores hipotecarios

Documentos por pagar (a largo plazo)

Cuando existan créditos a pagar a largo plazo, digamos a cinco años, de los cuales se deba cubrir mensual o anualmente una parte determinada, dicha parte debe considerarse como un Pasivo circulante y, el resto del crédito, como un Pasivo fijo o consolidado.

Pasivo diferido o Crédito diferido. Este grupo está formado por todas aquellas cantidades cobradas por anticipado, por las que tiene la obligación de proporcionar un servicio, tanto en el mismo ejercicio, como en los posteriores.

Los principales servicios cobrados por anticipado que forman el Pasivo diferido o Créditos diferidos, son:

Rentas cobradas por anticipado

Intereses cobrados por anticipado

Las cantidades cobradas por anticipado se deben considerar como Pasivo, porque en cambio se tiene la obligación de proporcionar un servicio equivalente a la cantidad cobrada anticipadamente.

Los servicios cobrados por anticipado tienen como característica que su valor va disminuyendo con el transcurso del tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios. Pongamos, por ejemplo, el cobro anticipado de dos años de renta con valor de $6.000,00 cada uno, que se recibió al principio del ejercicio; ya que su valor ha ido disminuyendo conforme ha transcurrido el tiempo.

Con el ejemplo anterior, se puede apreciar que de los servicios cobrados por anticipado únicamente se debe considerar como utilidad la parte devengada por el transcurso del tiempo, y el resto, como un Pasivo diferido.

No debe olvidarse que todo servicio cobrado por anticipado es convertible en utilidad conforme transcurre el tiempo o conforme se vayan proporcionando dichos servicios.

Con el objeto de comprender más fácilmente la clasificación del Pasivo, presentamos a continuación la gráfica siguiente:

CLASIFICACIÓN DEL PASIVO

Después de estudiar perfectamente la clasificación del Activo y del Pasivo, aquí tenemos un ejercicio para mejor comprensión:

FORMA EN QUE SE DEBEN RESOLVER LOS EJERCICIOS

            Ejemplo: Clasificar las siguientes cuentas de acuerdo con su mayor y menor grado de disponibilidad o exigibilidad.

1. Proveedores, Documentos por cobrar, Caja, Mobiliario, Bancos, Intereses cobrados por anticipado, Gastos de instalación, Documentos por pagar, Clientes, Hipoteca por pagar, Deudores diversos, Terrenos, Documentos por pagar a largo plazo, Rentas pagadas por anticipado, Papelería y Útiles, Propaganda, Mercancías, Documentos por cobrar, con vencimiento mayor de un año, y Acreedores diversos.

Solución:

1.       Activo circulante

Caja

Bancos

Mercancías

Clientes

Documentos por cobrar

Deudores diversos

2.       Activo fijo

Terrenos

Edificios

Mobiliario

Documentos por cobrar (a largo plazo)

3.       Cargos diferidos

Gastos de instalación

Papelería y útiles

Propaganda

Rentas pagadas por anticipado

4.       Pasivo flotante

Proveedores

Documentos por pagar

Acreedores diversos

5.       Pasivo consolidado

Hipoteca por pagar

Documentos por pagar (a largo plazo)

6.       Créditos diferidos

Intereses cobrados por anticipado